Leitfaden für die Apotheken

Modernisierung des AVS-Bestellmoduls

Liebe Apotheke,

Sie haben sicher bereits von der Modernisierung der AVS-Apothekensoftware des APOVERLAGS gehört. Wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass Ihre Apotheke zu jener Tranche gehört, die in wenigen Wochen umgestellt wird.

Die Umstellung betrifft ausschließlich das Bestell- und Warenannahmemodul. Die Bedienung bleibt vertraut, wird jedoch moderner und bietet zusätzliche Vorteile. Weitere Informationen zur Modernisierung finden Sie jederzeit auch unter: https://avs.apoverlag.at/

Vorteile des neuen Moduls

  • Intuitive Bedienung
  • Modernes und übersichtliches Design
  • Optimiert für unterschiedliche Bildschirmgrößen
  • Automatische Verfügbarkeitsabfrage
  • Möglichkeit, Dokumente zu Lieferungen zu speichern
  • Automatische Zusammenfassung von Bestellungen zu Lieferungen
  • Kein manuelles Verschieben von Positionen mehr notwendig
  • Zukünftig: automatischer Abgleich digitaler Lieferscheine

Ablauf der Umstellung

 

1. Auswahl Ihres Umstellungstermins

Vielen Dank, Sie haben soeben einen der vorgeschlagenen Termine ausgewählt. An diesem Tag startet Ihre Apotheke mit dem neuen Modul und Sie arbeiten bereits ab Arbeitsbeginn mit dem neuen, modernisierten Bestell- und Warenannahmemodul! Die technische Umstellung erfolgt in der Nacht davor durch Ihre Hardwarebetreuer. Sie müssen nichts vorbereiten.

 

2. Teilnahme am Webinar

Es werden laufend Webinare zur Modernisierung angeboten. Bitte nehmen Sie daran teil. In diesen online-Schulungen erhalten Sie eine Einführung und können Fragen stellen.

3. Vorbereitung auf die Umstellung

3.1 Kurzvideos ansehen

Auf avs.apoverlag.at stehen Ihnen in der AVS Videobibliothek kurze Einführungsvideos (1–2 Minuten) zum neuen Modul bereit. Wir empfehlen:

  1. Am Tag vor der Umstellung: Videos ansehen (Zeitbedarf ca. 15 Minuten).
  2. Am Tag der Umstellung: 30 Minuten vor Öffnung das AVS sowie das neue Bestell- und Warenannahmemodul öffnen, um sich kurz zu orientieren.

3.2 Orientierung am Umstellungstag

  1. Starten Sie wie gewohnt das AVS.
  2. Beim Klick auf „Bestellung / Warenübernahme“ öffnet sich automatisch das modernisierte Modul.
  3. Die Bedienung bleibt intuitiv und orientiert sich stark am bisherigen Modul.

 

4. Bestell- und Lieferzeiten hinterlegen

Damit Bestellungen korrekt einer Lieferung zugeordnet werden, müssen die Bestell- und Lieferzeiten eingetragen werden. Dies ist ein einmaliger Vorgang.

Kurze Anleitung – so tragen Sie die Zeiten ein

  1. Lieferant auswählen.
  2. Den Reiter „Bestelloptionen“ öffnen.
  3. Unter „Bestellzeiten“ und „Lieferzeiten“ die entsprechenden Uhrzeiten eintragen.
  4. Mit einem Klick auf „+“ einen Wochentag und die gewünschte Zeit hinzufügen.
  5. Mit der Funktion „Kopieren“ Zeiten bequem auf mehrere Tage übertragen.
  6. Bitte einen kleinen Zeitpuffer einplanen, da das System den tatsächlichen Bestellzeitpunkt verwendet.

Ein Video mit entsprechender Anleitung finden Sie hier ⇒

Weitere Videos über das Modul “Bestellung & Warenübernahme” finden Sie hier: 

AVS Video-Tutorials

 

Anleitung: Bestell- und Lieferzeiten im neuen AVS+ 

Video mit Anleitung
Mit dem Starten dieses Videos akzeptieren Sie die Datenschutzbestimmungen.

Hier finden Sie eine übersichtliche Erklärung, wie Bestell- und Lieferzeiten im neuen AVS+ korrekt verwendet werden:
 

1. Offizielle Bestellzeit
Bitte tragen Sie immer den letztmöglichen Zeitpunkt ein, zu dem Ihr Lieferant Bestellungen noch annimmt.
Wenn danach noch Aufträge angenommen werden, wird nur dieser späteste Zeitpunkt hinterlegt.
 

2. Lieferung am nächsten Tag
Wenn eine Bestellung erst am Folgetag geliefert wird, tragen Sie einfach die Lieferzeit des nächsten Tages ein.
Das System erkennt automatisch, dass es sich um den kommenden Tag handelt.
 

3. Nachtdienst-Bestellungen
Bestellungen, die im Nachtdienst gesendet werden, müssen nicht extra eingetragen werden, da es keine separate Lieferung dafür gibt.
 

4. Sonderfälle (z. B. alle zwei Wochen)
Regelmäßige Besonderheiten, wie Lieferungen nur jeden zweiten Montag, werden später im Lieferantenmodul berücksichtigt.


5. Pufferzeit
Der Puffer beträgt ca. 10 Minuten.
Beispiel: Ist 12:00 Uhr hinterlegt und Sie senden um 12:02 Uhr, ordnet das System diese Bestellung automatisch der nächsten Lieferung zu. -> deswegen die Bestellzeit mit ein paar Minuten Puffer eintragen
 

6. Lieferzeitfenster
Wenn Ihr Lieferant in einem Zeitfenster (z. B. 5–8 Uhr) liefert, reicht es aus, eine Uhrzeit innerhalb dieses Zeitraums einzutragen.
Die tatsächliche Lieferung kann davon abweichen.
 

7. Funktionsweise im AVS+
• Bestellungen werden anhand der Bestellzeit automatisch zu Lieferungen zusammengefasst.
• Bestellungen beim gleichen Lieferanten werden automatisch gebündelt.
• Jeder Lieferant wird im System separat dargestellt, auch bei identischen Zeiten.
 

8. Versand der Bestellungen
Bitte beachten Sie: Bestellungen werden nicht automatisch gesendet.
Sie müssen diese weiterhin selbst aktiv abschicken.
 

9. Bestellzeiten für alle Apotheken
Alle Apotheken, die Lieferungen erhalten, sollten Bestellzeiten hinterlegen, egal ob mit Kärtchen oder digital.

5. Ablauf der technischen Umstellung

  1. Die technische Umstellung erfolgt in der Nacht durch Ihre Hardwarebetreuer.
  2. Die gesamte Kommunikation mit den Hardwarepartnern übernimmt der Apotheker-Verlag.

Am nächsten Morgen starten Sie wie gewohnt die AVS und arbeiten weiter – das neue Modul öffnet sich automatisch beim ersten Aufruf.

 

6. Immer am Laufenden bleiben

Um alle Informationen zur Modernisierung bequem zu erhalten, steht ein WhatsApp-Kanal zur Verfügung. 

In unserem neuen WhatsApp-Kanal “AVS-Update für Apotheken” erhalten Sie:

  • Aktuelle Infos zu Rollout & Terminen
  • Tipps und Kurzvideos aus der Praxis
  • Wichtige Hintergrundinfos

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Kontakt

Vielen Dank für Ihre Mitarbeit. Bei Fragen steht Ihnen unser Kundenservice per Mail oder über unsere Umstellungs-Hotline gerne zur Verfügung:

📧 E-Mail: support@apoverlag.at

📞 +43 1 402 35 88-914